Użyte w niniejszym Regulaminie definicje oznaczają:
1. Regulamin – niniejszy regulamin określa zasady zawierania umów za pośrednictwem strony hotres.pl, infolinii Hotres oraz zasady wykonywania tych umów, prawa i obowiązki stron oraz zasady postępowania reklamacyjnego. Regulamin jest wprowadzony z obowiązku z art. 8 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jednolity Dz.U. 2013.1422).
2. Sprzedający - Hotres Sp. z o.o. ul. Osiedla Robotnicze 10/4, 58-500 Jelenia Góra, KRS : 0000947675, NIP : 6112816201, REGON: 521049081.
3. Producent oprogramowania to Hotres Sp. z o.o. ul. Osiedla Robotnicze 10/4, 58-500 Jelenia Góra, KRS : 0000947675, NIP : 6112816201, REGON: 521049081.
4. Produkty – program do rezerwacji online Hotres oraz dodatkowe moduły, takie jak Hotres Booking Engine, WhereToGo, ChannelManager Hotres (moduł do synchronizacji z OTA), strony szablonowe, oraz inne rozwiązania zawarte w ofercie Hotres Sp. z o.o. na stronie hotres.pl.
5. Klient – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, która zawiera ze Sprzedającym umowę.
6. Formularz zamówienia – formularz dostępny on-line na stroniehotres.pl, umożliwiający złożenie zamówienia przez Klienta.
7. Zamówienie – zamówienie na produktów z oferty Hotres Sp. z o.o., złożone za pomocą Formularza Zamówienia.
8. Złożenie zamówienia – wypełnienie formularza zamówienia na stronie internetowej Sprzedającego, potwierdzenie danych zawartych w Formularzu zamówienia, przesłanie Zamówienia do realizacji przez Sprzedającego.
9. Realizacja Zamówienia – przesłanie przez Sprzedającego oferty, umowy, w efekcie wiadomości e-mail zawierającej login i hasło, umożliwiające użytkowanie oprogramowania i jego zainstalowanie przez Klienta.
1. Realizacja zamówień przez Sprzedającego odbywa się zgodnie z postanowieniami Regulaminu. Złożenie Zamówienia za pomocą strony internetowej hotres.pl oznacza akceptację Regulaminu.
2. Ceny podawane w umowie wskazywane w złotych polskich – PLN. Do podanych cen doliczany jest podatek od towarów i usług (23% VAT). Podmioty prowadzące działalność gospodarczą uprawnione do odliczenia podatku od towarów i usług zobowiązane są wskazać numer NIP lub VAT EU.
3. Klienci mogą składać zamówienia poprzez stronę hotres.pl, infolinię oraz panel klienta Hotres za pomocą linku w powiadomieniu. Zamówienia realizowane są przez Sprzedającego od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 18:00 w dni robocze. Czas przewidziany na realizację zamówień określony jest w umowach.
4. W celu złożenia zamówienia Klient zobowiązany jest wskazać w Formularzu zamówienia swoje dane kontaktowe oraz pełne dane firmy, w szczególności imię i nazwisko, adres email i numer telefonu osoby kontaktowej. W momencie przygotowywania umowy Klient zobowiązany jest wskazać dane firmy, które użyte będą do wystawienia faktur: nazwa i adres firmy, numer identyfikacji podatkowej. Klient zobowiązany jest ponadto wskazać dane hotelu, dla którego dokonuje założenia konta lub wykonania strony internetowej.
5. Komunikacja związana z procesem sprzedaży jest wysyłana na podany w Formularzu zamówienia adres e-mail osoby kontaktowej.
6. Zawarcie umowy następuje z chwilą podpisania umowy przez Klienta. Umowa wysyłana jest jako skan za pośrednictwem email lub pocztą tradycyjną.
7. Zamówienia mogą zostać opłacone przelewem bankowym lub poprzez operatora eService. Chwilą opłacenia zamówienia jest zaksięgowanie wpłaty na rachunku bankowym Sprzedającego oraz wystawienie faktury.
8. Po opłaceniu zamówienia przez Klienta, na adres e-mail osoby kontaktowej, wskazany w Formularzu zamówienia przekazywane są: faktura oraz ewentualne informacje niezbędne do użytkowania panelu Klienta.
9. W przypadku nie dokonania przez Klienta opłacenia zamówienia w terminie 30 dni od daty złożenia zamówienia, bądź wystawienia faktury proforma, zamówienie zostaje anulowane i nie jest Realizowane.
10. Warunkiem realizacji zamówienia jest prawidłowe i kompletne wypełnienie umowy poprawnymi danymi, adresem e-mail i numerem telefonu kontaktowego.
11. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za błędne dane zawarte w Formularzu zamówienia/umowie.
12. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w realizacji zamówienia lub płatności Klienta z przyczyn niezależnych od Sprzedającego, w szczególności będące wynikiem podania nieprawidłowych danych przez Klienta lub braku transferu danych w ramach sieci Internet.
13. W przypadku zamówienia, w którym wskazano błędne dane Klienta, nie wskazano wszystkich koniecznych danych lub jeśli treść zamówienia wzbudza wątpliwości co do prawdziwości, o ile pozwolą na to dane zawarte w Formularzu zamówienia Sprzedający zwróci się do Klienta w ciągu 48 h od złożenia zamówienia w celu uzyskania prawidłowych danych lub wyjaśnienia. Do czasu uzyskania danych lub wyjaśnień Realizacja zamówienia zostaje wstrzymana. Kontynuacja realizacji zamówienia nastąpi po uzyskaniu poprawnych danych lub wyjaśnień od Klienta, pozwalających na wykonanie zamówienia. W przypadku nieuzyskania tych danych lub wyjaśnień w terminie 14 dni od daty złożenia zamówienia, zamówienie zostaje anulowane i nie jest realizowane.
14. Zgodnie przepisami Ustawy o podatku od towarów i usług, poprzez złożenie zamówienie Klient akceptuje wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej na adres e-mail podany w Formularzu zamówienia bądź umowie.
15. Informacje podane na stronie internetowej Sprzedającego nie stanowią oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do składania ofert przez Klientów.
1. Klient w Formularzu zamówienia określa wybrane produkty, ilość pokoi, apartamentów lub łóżek w obiekcie, dodatkowe dostępne moduły, dodatkowe opcje realizacji zamówienia oraz opcję strony szablonowej.
2. Klient zakupując możliwość użytkowania programu do rezerwacji online Hotres podpisuje umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych ze Sprzedającym.
3. Program Hotres jest dostępny dla Klienta poprzez stronę internetową za pomocą szyfrowanego dostęp, po zalogowaniu się przy pomocy danych przekazanych Klientowi w wyniku realizacji zamówienia. Instrukcja umieszczona jest w panelu Klienta, a dodatkowe informacje udzielane mogą być przez Dział Obsługi Klienta.
4. W cenie klient otrzymuje dostęp do panelu na czas określony w umowie, bezpłatny dostęp do aktualizacji, mailową pomoc techniczną i telefoniczny support.
5. Hotres Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do aktualizowania systemu Hotres w celu udoskonalania i optymalizacji świadczonych usług.
6. Istnieje możliwość wykupienia dodatkowo płatnego szkolenia online.
7. Instalacja Booking engine Hotres na stronie internetowej Klienta jest bezpłatna w formie pop up. Klient może też samodzielnie dokonać instalacji.
8. Klient przed dokonaniem zakupu systemu Hotres ma możliwość bezpłatnego testowania systemu przez okres 30 dni. W tym czasie otrzyma link do płatności online poprzez eService. Opłacenie skutkuje przedłużeniem abonamentu na kolejny okres zgodnie z umową i wysłanie automatyczne faktury na email.
1. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie Hotres w razie zakłóceń bądź braku połączenia internetowego, od którego zależna jest praca na internetowej bazie danych.
2. System Hotres nie przechowuje danych kart kredytowych dłużej niż 5 dni po wyjeździe gości z portalu Booking.com, współpracujących channel managerów oraz innych zintegrowanych systemów i portali. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za ochronę danych osobowych, jest ich Administratorem. Hotres Sp. z o.o. jest Podmiotem przetwarzającym.
3. Podłączenie systemu rezerwacji Hotres oraz integracja z zewnętrznymi systemami rezerwacji on-line następuje po uprzedniej konfiguracji programu przez Klienta. Dział Obsługi Klienta może doradzić w kwestii konfiguracji systemu, jednak ostateczne decyzje w zakresie ustawień oraz konfiguracji podejmuje Klient. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość konfiguracji oraz prawidłowe działanie systemu na podstawie wykonanej konfiguracji.
4. Implementacja systemu Hotres w postaci Booking engine na stronie internetowej Klienta jest bezpłatna w formie pop up.
5. Za wdrożony przez Klienta samodzielnie na stronie internetowej Booking engine Sprzedający nie odpowiada. Dział techniczny może doradzić w konfiguracji pluginu.
6. Klient chcący korzystać z usługi ChannelManager Hotres zobowiązany jest do samodzielnego zawarcia stosownej umowy z wybranym kanałem OTA. Hotres zapewnia wyłącznie moduł synchronizacyjny. Klient zobowiązany jest do przeprowadzenia pełnej konfiguracji zgodnie z instrukcją zawartą w panelu. Dział Obsługi Klienta może doradzić w kwestii konfiguracji ChannelManager, jednak ostateczne decyzje w zakresie ustawień oraz cen podejmuje Klient. Doradcy nie ponoszą odpowiedzialności za prawidłowość konfiguracji.
7. Odpowiedzialność Sprzedającego w stosunku do Klienta obejmuje jedynie szkody rzeczywiste i ogranicza się do kwoty maksymalnej równej uiszczonej przez Klienta opłacie za abonament.
8. Mailowa i telefoniczna pomoc techniczna oferowana jest wyłącznie od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 18:00, z wyłączeniem dni ustawowo uznanych za wolne od pracy. Sprzedający zastrzega, że w uzasadnionych przypadkach pomoc techniczna może nie być czasowo, o czym informacje będą umieszczane na stronie internetowej Sprzedającego.
9. Składając zamówienie Klient przyjmuje do wiadomości, że synchronizacja systemu Hotres ChannelManager z kanałami OTA może mieć opóźnienie do 120 sekund. Klient zobowiązany jest do bieżącego weryfikowania stanu rezerwacji.
10. Składając zamówienie Klient przyjmuje do wiadomości, że synchronizacja ma charakter obustronny i komunikaty pojawiające się w programie Hotres nie muszą świadczyć o nieprawidłowości działania, lecz mogą być wynikiem nieprawidłowości po stronie Partnera. Sprzedający nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie programu będące wynikiem błędów wynikających z przyczyn leżących po stronie kanału OTA.
1. Dla prawidłowej pracy systemu Hotres Klient powinien zapewnić minimalne wymagania techniczne:
a) dostęp do sieci Internet,
b) posiadać zainstalowaną przeglądarkę internetową w najnowszej stabilnej wersji dostarczanej przez producenta,
c) przeglądarka internetowa musi mieć uruchomioną obsługę Java Script i Cookies.
2. Zakazane jest dostarczanie przez Klientów przy dokonywaniu zamówienia lub korzystaniu z panelu Hotres treści o charakterze bezprawnym, naruszającym dobra osobiste lub majątkowe prawa autorskie osób trzecich, lub naruszające w jakikolwiek sposób obowiązujące normy społeczne i obyczajowe, zasady współżycia społecznego w Internecie.
3. Niedozwolone jest przeprowadzanie w stosunku do programu Hotres jakichkolwiek testów penetracyjnych, testów bezpieczeństwa, próby łamania zabezpieczeń i działań o charakterze hackerskim.
1. Klient może złożyć reklamację przesyłając dokładny opis zgłoszenia na adres email: admin@hotres.pl lub za pomocą zgłoszenia z panelu Hotres.
2. Czas na złożenie reklamacji to 14 dni od momentu wystąpienia błędu (overbooking, brak przesyłu cen lub dostępności). Powiadomienie o decyzji następuje drogą mailową na adres zawarty w zgłoszeniu w ciągu 14 dni.
3. Rekompensata możliwa jest jedynie w przypadku błędów w systemie Hotres. Następuje w formie przedłużenia abonamentu za usługi o proporcjonalny okres czasu.
1. Sprzedający przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności Klientów. Respektując Ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997 nr 133 poz. 883 ze zm.) i Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwane dalej „RODO”, starannie dobiera i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia należytej ochrony przetwarzanych danych. W szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym.
2. Sprzedający sprawuje permanentną kontrolę nad procesem przetwarzania danych oraz limituje dostęp do danych w możliwie największym stopniu, udzielając stosownych upoważnień na przetwarzanie tylko wówczas, gdy jest to niezbędne.
3. Dane osobowe Klientów nie będą przez Sprzedającego udostępniane żadnym innym odbiorcom, z wyjątkiem podmiotów uprawnionych do ich otrzymania z mocy obowiązujących przepisów prawa. W przypadku niezbędności danych do wykonania umowy, dane przetwarzane będą przez czas jej wykonywania oraz archiwizowane przez rok od momentu jej rozwiązania. Ze względu na konieczność wypełniania obowiązków natury podatkowej i księgowej. W przypadku udzielenia zgody, dane będą przetwarzane do momentu jej cofnięcia.
4. Klient ma prawo w dowolnym momencie zażądać sprostowania swoich danych, ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Klient ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Klient ma prawo do przenoszenia danych. Klient ma prawo do wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie, zgodnie z obowiązującym prawem. Skargę na postępowanie Sprzedającego Klient może wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. Dane osobowe Klientów są przetwarzane na podstawie zgody samych Klientów, bądź na podstawie ustawowych upoważnień zezwalających na przetwarzanie danych w celu realizacji i rozliczenia właściwych usług. Podanie danych osobowych przez Klientów jest dobrowolne, aczkolwiek jest niezbędne do realizacji i rozliczenia Zamówienia.
6. Sprzedający udostępnia następujące środki techniczne zapobiegające pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieuprawnione danych osobowych Klientów przesyłanych drogą elektroniczną szyfrowane połączenia SSL.
7. W przypadku uzyskania przez Sprzedającego wiadomości o korzystaniu przez Klienta z programu Hotres niezgodnie z Regulaminem, licencją lub z obowiązującymi przepisami, Sprzedający może przetwarzać dane osobowe Klienta w zakresie niezbędnym do ustalenia odpowiedzialności Klienta, pod warunkiem że utrwali dla celów dowodowych fakt uzyskania oraz treść tych wiadomości. Sprzedający może według własnego uznania powiadomić Klienta o jego nieuprawnionych działaniach, z żądaniem ich niezwłocznego zaprzestania, a także o skorzystaniu z uprawnienia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym.
Sprzedaż dokonywaną przez Sprzedającego regulują przepisy prawa polskiego. Wszelkie spory związane z zawartą Umową będą rozstrzygane przez Sąd właściwy dla Sprzedającego. Niniejszy Regulamin może zostać zmieniony przez Sprzedającego poprzez ogłoszenie zmian treści Regulaminu na stronie internetowej Sprzedającego. Zamówienia złożone przed ogłoszeniem zmian Regulaminu są realizowane według dotychczasowej treści Regulaminu.
