Overbooking

Czym jest overbooking?

autor : Marketing Hotres.pl

Według definicji jest to planowana rezerwacja większej ilości osób niż może pomieścić hotel przy założeniu, że część z nich zrezygnuje ze zrealizowania rezerwacji. Overbooking stosuje się przeważnie w okresach dużego obłożenia hotelu w celu jak najlepszego wykorzystania miejsc i ograniczenia strat, które powstają z powodu niezrealizowania niektórych rezerwacji. Praktyka najczęściej stosowana przez linie lotnicze.

W znaczeniu o jakie nam chodzi, jest to nad - rezerwacja, nieplanowana, ale czasem zdarzająca się w hotelu. Oznacza, że w danym hotelu została zarezerwowana większa ilość pokoi niż jest dostępna w danym terminie, z czym z pewnością niejeden hotelarz miał do czynienia. Co zrobić, by nieplanowane overbookingi nie szargały hotelowi opinii a recepcjonistom nerwów?

 

1. Wybrać ChannelManager na miarę potrzeb.

Dzięki niemu na wszystkich kanałach sprzedaży będzie ta sama dostępność pokoi. ChannelManager eliminuje konieczność klikania na kilku kanałach online jednocześnie, aby zaktualizować dostępność, co zdecydowanie oszczędza czas. 

Problematyczne może być posiadanie kliku pokoi w tym samym typie, na przykład 10 pokoi w typie “Pokój 2-osobowy”. Najlepszym rozwiązaniem jest wystawienie pokoi do rezerwacji zarówno na stronie www, jak i w ChannelManager do sprzedaży w kanałach online jak 1:1, czyli w modelu, że “Gość rezerwuje konkretny pokój”, a nie jeden z danego typu pokoju.

 

overbooking channelmanager



Terminarz przedstawia ten sam typ pokoju: pokoje 2 - osobowe z numerami 12 i 13. Pola zielone oznaczają, że pokój jest zajęty, a pola szare oznaczają wolny termin, który w zdecydowanej większości systemów widziany jest jako ciągłość (wolny pokój 2 - osobowy), a w rzeczywistości tak nie jest.

Model 1:1 pozwoli również na uniknięcie sytuacji, w których Gość prosi o zamianę pokoju, bo chciał z widokiem na morze, a nie na miasto.
Rozwiązaniem jest również nie wystawianie wszystkich pokoi w danym typie do sprzedaży w ChannelManger, a jedynie wydzieloną pulę pokoi. Oznacza to, że na pełnej liście pokoi przy poszczególnych pokojach należy zaznaczyć który jest wystawiony do ChannelManager, a który nie.
Dobry ChannelManager umożliwia też wprowadzenie maksymalnej liczby pokoi wystawionych do kanałów sprzedaży. 
 

2. Przeglądać rezerwacje z wyprzedzeniem w celu:

  • wykluczenia błędów (może ktoś na recepcji wprowadził w złym miesiącu / pokoju?)
  • sprawdzenia wszelkich anulacji (może coś zostało przeoczone?)
  • potwierdzenia przyjazdów Gości (mail i telefon powinny być zawarte w każdej rezerwacji)
  • uzyskania dodatkowych informacji (na przykład możliwości anulacji na dzień przed przyjazdem)

 

3. Prowadzić w recepcji listę rezerwową Gości,

którzy chcieliby zarezerwować pobyt u nas w najgorętszych terminach. Pozwoli to na wyeliminowanie anulacji, na przykład takich, które nie są zabezpieczone kartą kredytową. w przypadku anulacji możemy zadzwonić do Gościa z listy rezerwowej, z pewnością to doceni.

4. Współpracować z innymi hotelami (na wszelki wypadek).

5. Kontrolować na bieżąco rezerwacje.

...i nie dać się zwariować :)

 

jak działać w overbooking

Co zrobić gdy zdarzy się overbooking?

Hotel zobowiązany jest znaleźć nocleg w innym hotelu w tej samej cenie i standardzie (dlatego była mowa o przyjaźni z innymi hotelami). Jeśli znajdzie droższy, musi dopłacić różnicę z własnej kieszeni. Jeśli nie znajdzie - noclegu szuka platforma rezerwacyjna, na przykład Booking.com. Wówczas również różnica musi być opłacona przez hotel.

Anulowania rezerwacji na serwisach noclegowych może dokonać tylko Gość.

Na szczęście z definicji overbooking jest rzadkim zjawiskiem, dowodzącym jedynie, że nic nie jest idealne...